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事業者が個人番号を利用するのは、社会保障や税に関する手続書類に従業員等の個人番号を記載して行政機関などに提出する場合です。

個人番号を利用できる事務については、番号法によって定められています。(源泉徴収票作成、健康保険・厚生年金保険届出などの個人番号関係事務)本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用することはできません。

マイナンバー記載して法定調書を作成

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ファイルや、社内サーバー、クラウド上に保管さているマイナンバーデータをパソコンに移し、個人番号事務の担当者は法定調書に個人番号を記入します。平成28年1月1日以降の支払いに係わる法定調書には、原則として、支払いを受ける人の個人番号、または、法人番号を記載する必要があります。

法定調書を提出後のPCの中のマイナンバーデータは消去

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支払い調書など、法定調書の提出後、社内の担当者のPCの中に残っている従業員のマイナンバーを含む個人情報は、パスワードのかかった社内サーバーや、セキュアなクラウドにバックアップをとった後、電子データシュレッダーで復元できないレベルまで完全にファイルを消去しましょう。

セキュリティソフトだけでは防ぎきれない標的型ウィルスに電子データシュッダー®

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社員を装った標準的な署名やファイル名を使ったいわゆる標的型攻撃メールは、セキュリティソフトを入れているパソコンだとしても防ぐことは困難です。社内メールと思い、添付を開いた瞬間からウィルスに感染。パソコンの中のマイナンバー漏えいリスクを対策する上で電子データシュレッダーで日々の個人番号を記載したファイルをパソコン上に残さないことをお勧めします。

マイナンバーの安全な保管•廃棄にAOSBOXと、電子データシュレッダー®

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マイナンバー法の厳守のために、AOSは低コストで簡単な保管・廃棄のサービスとツールを提供します。

安全なマイナンバーの保管にはAOSBOX、マイナンバーの廃棄・消去の法令厳守には、電子データシュレッダーがおすすめです。