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マイナンバーを含む特定個人情報は、年ごとや年度ごとにファイリングして「保管」してください。

翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合や、所官法令によって一定期間保存が義務付けられている場合に

マイナンバーを含む個人情報の保管が認められます。

退職など、マイナンバーを記載する書類の作成が必要なくなった社員の番号は、速やかに廃棄・削除が義務づけられています。一定期間の保管が過ぎたマイナンバーを記載した書類も同様に廃棄が必須です。

マイナンバーの保管方法を決める

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内閣府ではマイナンバーを含む特定個人情報は、年ごと、年度ごとにまとめて「保管」してください、とあります。保管の仕方は、ファイリング、社内サーバー、クラウドストレージに保存などがありますが、マイナンバーが記載された従業員名簿や、給与明細など、マイナンバーに関するさまざまなファイルや、データをどう保管するかを会社のルールとしてきめなければいけません。

マイナンバーは廃棄や削除を前提とした保管が必要

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税や社会保険の手続で使わなくなり、法令で定められた保存期間を経過した場合のマイナンバーは、廃棄、または削除が必要です。廃棄や削除を前提に、書類やデータのファイリングの仕方などを工夫して、シュレッダーなど、復元できないように廃棄する方法を準備してください。

不要になったマイナンバーデータは電子データシュレッダー®で廃棄・削除

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退職社員や、期間が終了したアルバイトなどのマイナンバーを含む個人情報は、復元できないレベルでの廃棄・削除が必要です。パソコンや、サーバーに保管されている個人情報は、電子データシュレッダーを使って、特殊なツールでも復元できない状態に完全に廃棄・削除することをお勧めします。

マイナンバーの安全な保管•廃棄にAOSBOXと、電子データシュレッダー®

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マイナンバー法の厳守のために、AOSは低コストで簡単な保管・廃棄のサービスとツールを提供します。

安全なマイナンバーの保管にはAOSBOX、マイナンバーの廃棄・消去の法令厳守には、電子データシュレッダーがおすすめです。