マイナンバーの保管・廃棄について

内閣府では、マイナンバーを含む特定個人情報は、年ごとや年度ごとにファイリングして「保管」することを推奨しています。翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合や、所管法令のよって一定期間保存が義務付けられている場合にはマイナンバーを含む個人情報の保管が認められます。

退職など、マイナンバーを記載する書類の作成が必要なくなった社員番号は、速やかに廃棄・削除が義務づけられています。一定期間保管が過ぎたマイナンバーを記載した書類も同様に廃棄が必須です。

保管の仕方は、ファイリング、社内サーバー、クラウドストレージに保存などがあります。マイナンバーが記載された従業員名簿や、給与明細など、マイナンバーに関するさまざまなファイルや、データをどう保管するか。会社内でのルールとして決めなければなりません。

パソコンや、サーバーに保管されているマイナンバーデータの廃棄には、電子データシュレッダーを使って、特殊なツールでも復元できない状態に完全に廃棄・削除することをお勧めします。電子データシュレッダーなら、マイナンバーデータを削除したことをレポートで提出することが可能です。抹消済ファイルの名前がレポートで出せるので、万が一の時にもマイナンバー法に準拠して、厳格に管理していることを証明することができます。

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