紙はシュレッダー、データは電子データシュレッダー®

マイナンバー法では、必要なくなったマイナンバーは、速やかに廃棄、または、消去しなくてはなりません。紙の情報はシュレッダーなどをつかって、完全な廃棄を行いますが、電子データは電子データシュレッダーにかけての消去が必要です。

マイナンバーの廃棄とは

必要なくなった社員の番号は、速やかに廃棄・削除が義務づけられています

マイナンバー法では退職など、マイナンバーを記載する書類の作成が必要なくなった社員の番号は、速やかに廃棄・削除が義務づけられています。一定期間の保管が過ぎたマイナンバーを記載した書類も同様に廃棄が必須です。

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日々作成されるマイナンバーが記載されたデータはパソコンから消去

日々作成されるマイナンバーが記載されたデータはパスワードロックのかかるクラウドや、サーバーに保管して、パソコンの中にはマイナンバーデータを残さないことが、安全管理措置として有効です。個人情報保護法よりも厳格に管理を求められているマイナンバーの廃棄には、電子データシュレッダーで、特殊なツールでも復元できない状態に完全に廃棄・削除することをお勧めします。

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マイナンバー漏えい対策

情報漏えいの原因の87%が人的ミス

個人情報漏えいは、管理ミス、誤操作、紛失・置き忘れが全体の87%の原因となっています(JNSA調べ)。悪意をもったサイバー攻撃ではなく、人的なミスがほとんどの原因となっています。マイナンバー漏えい対策には、パソコンや、USBメモリの中のマイナンバーデータを電子データシュレッダーで削除することが必要です。

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ごみ箱から削除しただけではデータは復元可能です

多くの人がデータをごみ箱にいれて削除すれば廃棄できたと思っていますが、ファイル削除やフォーマットをするとディ
スク上の管理領域が削除されますが、データ本体の領域は、データが残っています。データ復元ツールなどを使うと消し
た筈のマイナンバーファイルが復元されてしまいます。そこで、電子データシュレッダーは、このデータ領域を直接上書
きして、データを消去します。

ごみ箱から削除しただけでは データは復元可能です

  • 特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
  • 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用する。
  • 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
  • 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築する。
  • 個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした保管手続を定める

マイナンバーガイドライン  廃棄編より抜粋

電子データシュレッダーの便利な使い方

インストールしたら、メイン画面からメニューを選んで消去

電子データシュレッダーをインストールすると、ファイルの抹消機能がパソコンに実装されます。完全に消去したいマイナンバーの入ったファイルを選んで、ファイルの抹消を選択すると、完全にファイルを消去することができます。メール抹消機能を使えば、マイナンバーが記載された電子メールを消去することができます。また、空き領域抹消を使えば、ゴミ箱を空にしても、実際は消えていないマイナンバーの入ったデータを完全に消去することができます。

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スケジュール抹消とレポート機能で社内監査にも対応

スケジュール抹消機能を使えば、あらかじめ設定した日時に自動で定期的にフォルダの抹消や、空き領域抹消を行うことができます。スケジュールの設定時に「抹消結果保存オプション」をクリック「抹消結果を自動保存する」「抹消済みファイルをログに含める」2つにチエックを入れると、スケジュール抹消を行うたびに、いつ誰が、なんのファイルを抹消したかの記録がレポートされます。

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USBメモリや外付けハードディスクも消去

ディスク抹消機能でUSBメモリを丸ごと消去

USBメモリでマイナンバー情報をやり取りした場合にも漏えい防止には、電子データシュレッダーが必要です。必要のなくなったUSBメモリの中のマイナンバーデータはパソコンに接続して、電子データシュレッダーのディスク抹消機能を選んで完全に消去します。

ディスク抹消機能でUSBメモリを丸ごと消去

ハードディスクに保管していたマイナンバーデータの消去にも

保管期間がすぎたマイナンバーデータを外付けハードディスクやサーバーから削除するときにも、電子データシュレッダーが必要です。電子データシュレッダーが入っているパソコンから消したいマイナンバーデータを選んでファイル消去機能を使えば、消したいファイルだけを選んで消去します。ディスク消去機能なら、丸ごと消去することができます。

ハードディスクに保管していたマイナンバーデータの消去にも

マイナンバーの安全な保管•廃棄にAOSBOXと、電子データシュレッダー®

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マイナンバー法の厳守のために、AOSは低コストで簡単な保管・廃棄のサービスとツールを提供します。

安全なマイナンバーの保管にはAOSBOX、マイナンバーの廃棄・消去の法令厳守には、電子データシュレッダーがおすすめです。